Group 16 Created with Sketch.

ההצלחות

המיואשת

כשבתשי, הבעלים של חברת קונספט בתחום האירועים המונה 6 מחלקות ו40 עובדים, הגיעה אלי, היא קרסה מנסיונות חוזרים ונשנים לקדם את המטרות שלה – ללא הצלחה.

העובדים לא הצליחו לבצע את המוטל עליהם והתלוננו ללא הרף, האווירה הכללית היתה קשה, והתוצאות העסקיות היו בינוניות ורחוקות מאוד מהפוטנציאל. בתשי רצתה לפטר את כולם ו"להתחיל מהתחלה", אבל חששה מאוד מהמהלך, כי אף אחד לא מבטיח לה שהסיפור לא יחזור על עצמו.

לאחר פגישה ובירור, בתשי הסכימה לתת סיכוי לצוות הקיים, והתחיל תהליך בירור משמעותי עם עצמה ועם הצוות שלה.

האבחון

לאחר סדרת ראיונות ותצפיות קצרה, גילינו שאמנם מדובר בחברה אחת, אבל בשטח היא מתנהלת כמו 6 חברות קטנות, נפרדות זו מזו לחלוטין. מנהלי המחלקות פשוט לא מתקשרים זה עם זה, וזיהינו, שכאן, בחוסר התקשורת, נמצא צוואר הבקבוק.

התכנית

בשלב הראשון היה חשוב לנו לבנות תשתית, ולכן בחרנו מבין העובדים ומנהלי המחלקות את צוות ההנהלה החדש וגם מנכ"ל חדש, והגדרנו עבורם תפקידים, כדי להוריד את העומס מעל הבעלים של החברה.

בשלב השני איתרנו את הקצרים בתקשורת ותיקנו אותם:
לקחנו את מנהלי המחלקות לקורס ניהול פנימי יסודי, שכלל, מעבר לכלים המקצועיים, גם את ערכי וצרכי הארגון. הקורס גרם להם להבין איך להסתכל על כל פרוייקט בראיה ארגונית ולא להתמקד במחלקה שלהם בלבד.

יש המשך

התוצאה

פגשנו חברה עם צוות ניהול חזק וממוקד, עם עבודת צוות איכותית וטובה בכל המחלקות, עם אחוזי מכירות שטסו למעלה, ובעיקר עם בעלים שיכולים להרשות לעצמם לישון עוד שעה או לצאת לחופשה, בידיעה ברורה שהכל עובד בדיוק כמו שצריך גם אם הם לא בשטח.

הגנן

יוסי, המנהל בפועל של הישוב הקהילתי המוצלח, כבר הוסיף לעצמו את התואר "גננת", תכל'ס, ככה בדיוק הוא הרגיש בכל יום מחדש עם צוות של 12 נשים מקסימות שלא מפסיקות להתווכח, ולא משנה על מה או למה…

כשהוא שקוע עד צוואר בבעיות בירוקרטיות ובתקציבים, כל היתקלות עם הצוות תסכלה אותו וגרמה לו רק לרצות להימנע מכל עימות איתם. המצב הלך והידרדר, ויוסי הבין שהוא חייב לפנות לגורם מקצועי שיכוון את עבודת הצוות, ישקם את המערכת וייצב אותה כדי שתפעל בצורה יעילה.

האבחון

לאחר שורת ראיונות קצרה גילינו מנהל מוכשר של צוות בן 12 מנהלות תחומים מקסימות ויצירתיות, שפשוט פחדו לוותר על מה שמגיע לכל אחת מהן, פחדו כל כך עד שהן יצרו מלחמות וסכסוכים זו עם זו על בסיס יומיומי. 

במקום להעניק לקהילה שירותים מגוונים ומעניינים, הן היו עסוקות כל הזמן באינטריגות ותככים, כשיוסי מתרוצץ ומנסה להרגיע את הרוחות ולא משיג כלום.

התכנית

ראשית יצרנו סדנה מורחבת ומותאמת במיוחד לצוות. בסדנה התחלנו עם בירור לגבי המקום של כל אחת בתוך הצוות, מה כל אחת מביאה איתה ועם אילו אתגרים כל אחת מתמודדת במחלקה שלה. מצאנו נקודות חיבור והשקה, גם במשאבים וגם באתגרים וכל הצלחנו ליצור את החיבור הראשוני בין חברות הצוות.

ההמשך היה להבין מה המנהל הקהילתי רוצה להעניק לתושבי המקום ואיך אנחנו, כצוות, יכולות לתרום להשגת המטרות הללו. יחד עם יוסי ו 2 המנהלות הבכירות בנינו תכנית מוגדרת, ובתמיכה מלאה של כל הצוות יישמנו את התכנית הקפדנו להיות עם אצבע על הדופק לאורך כל הדרך ולפתור בעיות מיד כשהן צצו.
במקביל המשכנו בפיתוח יכולת הצוות בניהול קונפליקטים וביישום הכלים שנתנו להן לתקשורת נכונה.

יש המשך

התוצאה

נוצר צוות אחיד ומלוכד שעובד כיחידה אחת להשיג את המטרות.

כתוצאה מהחיבור ומהיכולות החדשות לנהל תקשורת חיובית נוצרו המון שיתופי פעולה בין היחידות השונות, ובין יחידות מקבילות בישובים סמוכים.
נרקמו קשרים חדשים ופעילויות חדשות ומגוונות.

ובעיקר, כל מי שנכנס יכול היה להרגיש כמה הצוות נהנה ושמח לעבוד יחד.

המתנדב

התורם הראשי של העמותה הודיע שהוא בא לביקור, ומיד פרצה מהומה רצינית.
אף אחד לא ממש הצליח להגדיר אילו פעולות נעשו, כמה כספים עברו, אילו מטרות הושגו…. היה ברור שצריך כאן סדר, באופן דחוף!

חיים, מנהל העמותה והחתום על החשבונות בנק שלה, הוא בכלל בכיר בחברת הייטק שעושה את תפקידו בהתנדבות, ולא יכול להיות מעורב בכל פרט. חיים הבין כי המערכת חייבת לעבור מיסוד ושינוי, ופנה אלינו לסיוע.

האבחון

עמותה בתחומי החינוך והרווחה התומכת בגופים נוספים ועובדת ללא תהליכים מסודרים וללא סנכרון או הפרדה בין הגופים והאינטרסים השונים שלהם. הלחץ שיצר הדו"ח לתורם היה רק סימפטום, וכדי להכין מצגת מסודרת וברורה לתורם, לא נותרה ברירה אלא לעשות סדר בתהליכי העבודה ובהגדרות התפקידים בעמותה.

התכנית

כל ארגון מבוסס בסופו של דבר על חזון, קל וחומר כשמדובר בעמותה. אז התחלנו בעבודה על חזון ואסטרטגיה, המשכנו עם ארגון מחודש של תהליכי עבודה והגדרות תפקידים, סידרנו את המערכות איתם עבדה העמותה, הפרדנו בין הגופים השונים ויצרנו אמנה מסודרת הממצה את אחריות העמותה כקרן התומכת בגופים אחרים.

לאורך כל הדרך בנינו, תוך כדי עבודה, את המצגת שתוצג לתורם הראשי, הכנסנו לתוכה את הנתונים החדשים, את ההגדרות ואת המטרות של העמותה.

יש המשך

התוצאה

אחרי שנה של עבודה קיבלנו עמותה מנוהלת בצורה מעולה, שעובדת על פי חזון ברור, עם תהליכים מסודרים ומשימות ממוקדות, גופים שיודעים בדיוק מה לעשות כדי לקבל תמיכה מהעמותה, ותורמים שיודעים בדיוק לאן הולך הכסף שלהם ומה נעשה בו.

הנווטים

כולנו יודעים היטב מה קורה לספינה עם שני רבי חובלים. עכשיו תארו לכם מה יקרה לספינה עם יותר מ-10 רבי חובלים? זה בדיוק מה שקרה ברשת החינוך אליה הגענו. מנכ"ל אחד, לצידו מספר בכירים, מספר אג'נדות, שונות במקרה הטוב וסותרות במקרים אחרים, ומנגנון שלא בדיוק יודע מה רוצים מחייו…

האבחון

הרשת מונה מספר רב של מוסדות חינוך, כשחלק ממנהלי המוסדות חברים גם בהנהלת הרשת, אבל לאף אחד מהם אין הגדרת תפקיד ברורה. המטרות ברורות לכולם, אבל אסטרטגיית ביצוע לא קיימת. צוות ההנהלה מורכב מאנשים חזקים וממוקדי מטרה, כשלכל אחד מהם חשוב לקדם את המוסד אותו הוא מנהל, וכך מתפספס ניהול הרשת עצמה.

התכנית

התחלנו בבירור חזון וערכי הארגון, עברנו להגדרת מדידה של יעדים, וביצענו מיפוי של הארגון והגדרות של התפקידים הקיימים.
איתרנו את המקומות הבעייתיים שנוצרו כתוצאה מקונפליקטים או ממתן סמכויות כפולות, ולאחר דיון ארוך גיבשנו מפת תפקידים חדשה, מוגדרת ומדויקת לצרכים ולמטרות של הארגון.

צוותי הניהול בארגון קיבלו מטרות ברורות ומדידות לצד נהלים פשוטים וניתנים ליישום. במקביל פתחנו, עבור עשרות המנהלים והמנהלות בארגון, קורס פיתוח מנהלים, בו דאגנו לשלב תכנים ניהוליים ואירגוניים שיצרו אחידות ובהירות בעבודה השוטפת.

יש המשך

התוצאה

תכניות העבודה מדידות ומיושמות והגדרות התפקידים הפשוטות מאפשרות לכל מנהל בצוות לעבוד בחופשיות מירבית לצד ביצוע חובותיו הארגוניות בצורה מיטבית. ובמקום 10 רבי חובלים, ישנו רב חובל אחד שמקבל מידע נקי וממוקד, המאפשר לו לקבל החלטות מושכלות שלא מושפעות בכל פעם מהכיוון אליו נושבת הרוח.