מציאת העובד המתאים לעסק שלכם היא משימה מורכבת שיש לעשותה ביסודיות ובכובד ראש. למה חשוב להגדיר מראש ובדייקנות את דרישות העבודה? מה חשוב לדעת כשניגשים לנסח מודעת 'דרושים'? לְמה כדאי לשים לב בשעה שמראיינים מועמד? צעד אחר צעד בדרך למציאת העובד המבוקש
מזל טוב!
אתם צריכים לגייס עובד חדש!
זה סימן שהיקף הפעילות שלכם גדל, העסק שלכם מתבגר ואתם רוצים להיות פנויים יותר לניהול ולפיתוח שלו, ולא רק לעבודה השוטפת.
זה סימן שאתם מבינים שעבודה של 1+1 שווה הרבה יותר מ2….
כן. מזל טוב! אבל איך אומרות הסבתות – גם לשמחות צריך כוח. וצריך לדעת איך לעשות את זה חכם, יעיל, ונכון.
גיוס עובדים איכותי, למרות שהוא נשמע מסובך, כולל בסופו של דבר 2 שלבים: 1. תכנון הגיוס; 2. מיון וראיונות.
שלב מספר 1: תכנון הגיוס
שלב זה כולל הגדרה ברורה של התפקיד, ולאחריו פרסום מודעת 'דרושים'.
הגדרה
עוד לפני שאתם פונים לפרסם מודעת דרושים, עליכם להגדיר לעצמכם:
צעד ראשון – מה העובד נדרש לעשות: הצעד הזה פשוט למדי – אנחנו כותבים לעצמנו את כל הדברים הטכניים עבורם אנו רוצים לגייס לעצמנו איש צוות חדש.
איך עושים את זה:
ערכו לעצמכם את רשימת כל המשימות והמטלות שיש צורך לבצע בעסק שלהם במהלך שבועיים רצופים.
סמנו, מתוך רשימת המשימות, את אלו אותן תרצו להטיל על העובד החדש אותו אתם מגייסים.
שימו לב! גם כשמגייסים מזכירה, בכל משרד התפקיד שלה מוגדר קצת אחרת…
לכן חשוב מאוד שתדעו בדיוק לשם מה אתם זקוקים לעובד, אל תסמכו על "הגדרות תפקיד" סתמיות.
בשלב הבא חלקו את המשימות שכתבתם לתחומים השונים הכלולים בתפקיד. לדוגמה:
הנהלת חשבונות: גבייה, בדיקת הצעות מחיר, בדיקת חשבוניות, העברה לרו"ח.
שוטף: מענה למיילים, שיחות טלפון נכנסות ויוצאות, תיוק, קביעת פגישות.
מלאי: בדיקה ומעקב, השוואות מחירים, קבלת הזמנות מספקים.
שיווק ומכירות: ייזום פרויקטים, שיחות מכירה, רכישת קהלים חדשים, פרסום.
צעד שני – מה העובד נדרש להיות: בשלב הזה נבחן את כל הדרישות שלנו מהעובד, ונשאל את עצמנו – מה הדבר החשוב לנו ביותר?
זה הזמן לערוך סדר עדיפויות ברשימת הדרישות.
פעמים רבות נגלה שדווקא הדברים שכתבנו בסוף הרשימה, הם הדברים המהותיים שלא נוותר עליהם, ואם נמצא עובד שעונה על דרישות אלה – ייתכן שנוותר על הקודמות…
הנה סיפור מהשטח:
ישבתי עם מנכ"ל מוסדות שחיפש מנהלת לאחד המוסדות שברשותו. הוא ערך רשימה של שני עמודים בנוגע למה שעליה לעשות. כשפנה לדרג את הרשימה על פי סדר החשיבות – התברר לו שהדבר החשוב לו ביותר הוא שהיא תהיה אישה בעלת הבנה בחינוך ובעלת גישה לילדים ולהורים – יותר מיכולת להסתדר עם כל הבירוקרטיות… דבר זה שינה מהותית את המקום בו הוא חיפש את העובדת המתאימה, וכן את מידת המיקוד שהוא העניק לכל חלק בתפקידה. אין ספק שהיא תצטרך ללמוד גם להסתדר עם בירוקרטיות… אבל הדגש שלו הועבר מ'אשת כספים' ל'אשת חינוך', וזהו שינוי מהותי.
שאלו את עצמכם– מה העובד שלי צריך להיות?
זו יכולה להיות מזכירה ש'מתקתקת' פגישות ואלופה בסדר ובארגון ואולי זה מה שחשוב לכם יותר מכול, או דווקא כזו בעלת 'ראש גדול', שיש לה חוש ריח לזהות הזדמנויות. לכל אחד הפוקוס שלו. ההגדרה בשלב הזה חשובה מאוד כדי לדעת אילו טופסי קורות חיים לסנן, או איך לנסח את המודעה כך שיתקבלו פניות מדויקות ככל האפשר.
צעד שלישי – מהי רמת הקשר הנדרשת בעבודה המשותפת: השלב השלישי והחשוב בתכנון הוא להחליט עם מי יידרש העובד ליצור קשר בעבודתו ולמי הוא יהיה כפוף, מי יעבוד איתו בממשק יום–יומי.
למה זה חשוב כל כך? כי אם הוא עומד לעבוד עם מישהו נוסף, גורם חשוב מאוד יהיה רמת הכימיה ביניהם. קשה מאוד לעבוד בצמוד לאדם שאנחנו לא מתחברים לאופי שלו.
אם הוא יידרש לעבוד בעיקר בטלפון – עליכם לשמוע אותו עונה לשיחות טלפוניות ולהרגיש איזו תחושה הוא נותן. אם הוא יידרש לעבוד בעיקר במייל – עליכם לבדוק איך הוא מנסח מיילים. אם הוא יעבוד מול רואה החשבון שלכם – אולי כדאי שגם רואה החשבון ידבר איתו במשך כמה דקות ויביע את חוות דעתו עליו. ככל שתבחנו מראש אינטראקציות עתידיות רבות ככל האפשר – כך בעזרת השם תוכלו לדעת איך ייראו הדברים בעתיד.
> פרסום מודעת 'דרושים'
איפה מפרסמים: ההמלצה הרווחת היא לא לפרסם סתם. התחילו לפרסם בקרב המכרים, הספקים, הלקוחות והמתחרים. הודיעו להם שאתם מחפשים עובד, ושאתם מחפשים מישהו שהם מכירים באופן אישי. בדרך כלל הגיוסים הטובים ביותר הם בעקבות המלצה של מישהו שמכיר את שני הצדדים. ככה אתם יכולים לברר, לשאול, ולדעת עד כמה לסמוך על התשובות. אם לא מגיעות אליכם הצעות מספיקות – פנו לפרסום כללי.
איך מפרסמים: ניסוח ממוקד ויעיל יחסוך רבות גם לכם וגם לפונים, וימנע הצפה בפניות שכלל אינן מתאימות. ציינו את שעות העבודה, פרטו את דרישות התפקיד בצורה הברורה ביותר, וכן את כל שאר הפרטים הנחוצים.
שלב מספר 2: מיון וראיונות
אלו הם שני השלבים המתישים – אך החשובים ביותר – בקבלת עובד חדש. אם הקפדתם לפעול לפי השלבים הקודמים – אתם נמצאים במקום טוב הרבה יותר, והמיון פשוט יותר.
מיון
עיינו בטופס קורות החיים ובדקו עד כמה הניסיון המפורט בו תואם את מה שאתם מחפשים. שימו לב לקרוא את קורות החיים בחוכמה. בדקו מה ציין המועמד – האם הוא מפרט מה עשה במקומות העבודה הקודמים שלו? האם הוא בעל השכלה בתחומים רלוונטיים?
התקשרו לאדם או שניים שעבדו איתו בעבר ושאלו שאלות על מה שמעניין אתכם. שימו לב לחפש אנשים שאתם מכירים בכל אחד ממקומות העבודה הקודמים שלו. אנשים שאתם מכירים מחויבים לכם יותר, ואתם תרגישו נוח יותר לשאול אותם את מה שבאמת מעניין אתכם.
בנוסף לכך, יש חשיבות רבה מאוד לשאלות שאתם שואלים. הקפידו לשאול שאלות מוגדרות ככל האפשר, כך שיהיה ברור ובהיר מה חשוב לכם אצל העובד הזה. כך, גם אם הוא סיים את עבודתו במקום העבודה הקודם מתוך יחסים שאינם טובים כל כך – בכל זאת יוכלו בני שיחכם לתת לכם את המידע שאתם רוצים לשמוע.
על ידי מיון כזה תוכלו, בעזרת השם, למצוא כמה מועמדים ראויים לשעת ריאיון.
ריאיון
מהו ריאיון טוב? כששאלו פעם את ג'ק וולץ', מנכ"ל ג'נרל אלקטריק לשעבר, מהי השאלה החשובה ביותר בריאיון לקבלת עובד חדש, הוא חשב על זה באריכות וענה – "מהי הסיבה שעזבת את מקום העבודה שלך, ומהי הסיבה שעזבת את המקום שלפני האחרון"…
בריאיון צריך להקפיד על שלושה חלקים: היכרות אישית עם המרואיין, היכרות בינו לבין מהות העבודה בלי הקלות, ומתן אפשרות למרואיין לשאול שאלות שמטרידות אותו בנוגע לעבודה.
* היכרות אישית: חשוב מאוד לייצר קשר ושיח פתוח עם המרואיין. בקשו ממנו לספר על הצלחות או כישלונות שחווה וכן מה עזר לו לעמוד באתגרים ולצלוח אותם. ככל שהוא ייפתח, אתם בתור מעסיקים תוכלו להיכנס טוב יותר לעולמו ולדעת עוד על מי שעומד לפניכם – עד כמה הוא גמיש, פתוח, מסודר, סקרן, אינטליגנטי, בעל משפחה תומכת ועוד ועוד.
* היכרות עם העבודה בלי הקלות: בריאיון עליכם לשים את הדברים על השולחן. לדבר על המורכבות, על הקושי, על הצורך בזמינות, על הגמישות הנדרשת, על אופי העבודה, על המיומנויות הנדרשות וכן הלאה. כשאתם פורסים לפני המרואיין את מרכיבי העבודה – שימו לב איך הוא מגיב: בחשדנות, בספקנות, בלהיטות, בסקרנות…
כשאתם בוחנים את תגובותיו תוכלו לשאול אותו: "ראיתי שכשדיברתי על שליחת מיילים זזת בחוסר נוחות. עשית את זה פעם? אתה מרגיש בנוח עם זה?" כך תוכלו לזהות מבעוד מועד דברים העלולים להפריע בעתיד. גם תגובות להוטות מדי לרצות אתכם טעונות בדיקה: ממה הן נובעות – האם הוא פשוט נואש לקבל משרה? האם הוא באמת מסוגל לעמוד בדרישות?
כמו כן, כשאפשרי, מומלץ להקדיש זמן לבדיקת המיומנות שאתם דורשים. סוג כזה של מבדקים מקובל מאוד בתחומי ההייטק והנהלת החשבונות. אם יש מיומנות מוגדרת שביכולתכם לבחון במבדק טכני כלשהו – הדבר מומלץ בחום.
נוסף לכך, יש מעסיקים האוהבים להיעזר בהמלצה של גרפולוג.
שאילת שאלות: תנו למרואיין לשאול את השאלות שמטרידות אותו. באמצעות השאלות תוכלו להבחין לאן נושבת הרוח. מה מעסיק אותו? על מה הוא חושב? מה חשוב לו בתפקיד? האם הוא בודק אופציות לטווח ארוך או קצר? האם הוא מעוניין להתקדם? האם מה שמעניין אותו הוא השכר בלבד? שאלותיו של המרואיין מאפשרות לנו לשים את האצבע על הנקודות שעליהן הוא שם את הדגש.
שימו לב לאנרגיה שהוא משדר – האם היא חיובית או שלילית? האם יש רצון לעבוד ולהתפתח? האם הוא נראה מעוניין ומלא חיים? כל בדל מידע כזה חשוב לנו.
וזה השלב להתפלל… להתפלל שהצלחנו להבין את מה שנמצא בין השורות, שהצלחנו לגעת בנקודות המהותיות, שהאינטואיציה שיחקה לטובתנו, ושלא תצא תקלה תחת ידינו. שנצליח להחליט על מי שנראה לנו הנכון ביותר בעבורנו כרגע – ולהתחיל לעבוד.
ושיהיה בהצלחה!
