ארגז הכלים הבסיסי לכל מנהל

לכל מנהל יש בארגז הכלים שלו כלים רבים, חלקם כלים של תכונות ומיומנויות, חלקם של ידע וחדשנות.

מעבר לכלים הנמצאים בתוך הארגז, ישנם 3 כלים מהם מורכז הארגז עצמו, הם אלו המקיפים את כל הכלים האחרים ומאפשרים לכל מנהל להפוך כל כלי לשימושי ופרקטי.

3 הכלים: מטרה ברורה ובהירה. עקביות וחיבור למציאות היומיומית.

כלי 1: מטרה ברורה ובהירה:

מטרה ברורה ובהירה:הרבה מהכלים שתמצאו אצל מנהלים, במיוחד אצל אלו הצעירים והיצירתיים, הם כלים של חדשנות ותעוזה. הם נובעים הרבה פעמים מתוך אופנה זו או אחרת שנחשבת לטרנדית בעולם הניהול. לדוגמא- כל המנהלים מטמיעים מערכת CRM אז גם אני חייב. או- בכל הארגונים שוכרים מפיק אירועים לארגון יום גיבוש, אז גם אצלנו זה יקרה.

כמנהלים, חשוב לנו להיות בתוך הנורמה, לפעול כמו שמקובל, להיות כמו כולם. אבל! לפני שאתם ממהרים לקפוץ על הטרנד הבא, שאלו את עצמכם: האם זה משרת את המטרות שלי? האם שיטת הניהול הזו, או הרעיון החדשני הזה, יעבדו עבורכם ויחסכו לכם זמן ואנרגיה? האם הם ייצרו עבורכם תוצאות בשטח או שהם עלולים לגרום בדיוק להיפך?

מטרה ברורה ובהירה היא מעין מגדלור, עבורנו המנהלים וגם עבור הצוות. והמגדלור הזה הוא זה על פיו נכוון את הפעילות שלנו. הוא יקבע את הכיוון אליו נשאף להתקדם ולהתפתח והוא יקבע גם באילו צעדים או פעולות נבחר כדי להשאר כל הזמן בכיוון הנכון. אז אם נתקלתם בכלי ניהול חדשני, מגניב וטרנדי, אבל גיליתם שהוא עלול להרחיק אתכם מהמטרה, ותרו עליו. אל תהיו "קורבנות אופנה", שמרו על מה שמתאים ונכון ספציפית עבורכם.

כלי 2 – עקביות.

יש משפט עממי שאומר "מקבלים אפרוח על ידי דגירה על הביצה, לא על ידי ניפוץ שלה".

אנו חיים בעידן בו המציאות מהירה ומשתנה כל הזמן. אנחנו מוצפים בשיטות שיווק אגרסיביות, הבטחות גרנדיוזיות, קמפיינים רועשים של גיוס המונים, השקות ועוד ועוד. הכל סביבנו מלא אורות ורעשים שמסיחים את דעתנו באופן תמידי ומקשים עלינו יותר ויותר להתרכז בנקודה אחת.

אתם יודעים, יש סיבה לזה שלסוסים המושכים עגלה נהוג לשים סכי עיניים, המטרה שלהם היא שהסוסים לא יתסכלו סביב אלא יתמקדו בדרך שלפניהם. במקרה של הסוסים זה קורה היות והסוסים נבהלים בקלות והמטרה היא לחסוך להם את זה. אז אולי אנחנו לא נבהלים בקלות, אבל אנחנו בהחלט מסוגלים לפנות בפניה הלא נכונה אם משהו ממש ימשוך אותנו.

העניין הוא שמה שקורה, או צריך לקרות, בתוך ארגון, שונה לחלוטין ממה שקורה בחוץ. בתוך הארגון עקביות הוא שם המשחק. התהליכים חייבים להיות צמודים כל הזמן לאותם ערכים, הפעולות צריכות להיעשות באופן, שוב ושוב ואנחנו צריכים לבטא יציבות, גם בהתנהלות מול הצוות וגם בשירת שנותנים ללקוחות, אם קיימים. העקביות היא אחד המפתחות להצלחה ולהשגת מטרות בתוך ארגון.

תחשבו על זה- איזו דרך נוספת קיימת להטמיע תהליכי עבודה וליצור סדר ושיטה מלבד עקביות?

 

כלי 3: חיבור למציאות היומיומית.

כלי 2המודעות שלנו מתחלקת ל3 חלקים. יש את הדברים שאנחנו יודעים שאנחנו יודעים. יש את הדברים שאנחנו יודעים שאנחנו לא יודעים ויש את הדברים שאנחנו לא יודעים שאנחנו לא יודעים… אבל, רובנו חיים באשליה מסויימת. לכל אחד מאיתנו יש את הדברים שהוא בטוח שהוא יודע, למרות שאולי הוא לא. והרבה פעמים, דווקא בגלל המקום שלנו כמנהלים, עם אנשים סביבנו שחשוב להם לרצות אותנו, אנחנו נשארים לא מודעים לחסרונות שלנו, למגבלות שלנו.

מספרים על צ'רצ'יל, שבזמן המלחמה החזיק 2 חדרי פיקוד. בחדר הראשון ישב עם המפקדים שיצאו לשטח. שם אסור היה לאף אחד לסתור את דבריו, כולם היו חייבים לפעול באותה דרך בצורה מדוייקת ואחידה. בחדר השני ישבו גנרלים שכל תפקידם היה להתעמת עם צ'רצ'יל, לסתור את ההחלטות שלו ולהסתייג מכל הצעה. לימים סיפר צ'רצ'יל שההחלטות הטובות ביותר שלו התקבלו לאחר שישב עם צוות הגנרלים.

מה זה בעצם אומר?

מכירים את "מה שרואים מכאן לא רואים משם"? הרבה פעמים אנחנו פחות מודעים לפגמים בעצמנו, ביכולות או בתוכניות שלנו. ולכן, בדיוק כמו צ'ר'ציל, אנחנו צריכים לכנס לעצמנו צוות של אנשים שירגישו מספיק בנוח לומר לנו בפנים איפה הטעויות והפגמים שלנו, שיהיו מסוגלים לתקן אותנו ולהעמיד אותנו במקום שלנו.

בצורה הזו נשיג 2 מטרות. המטרה הראשונה לטווח הקצר- נצליח למנוע מעצמנו לטעות או לפעול בדרכים שעלולת להסיט אותנו מהמטרה שלנו. המטרה השניה לטווח הארוך- נעמיד מול עצמנו מראה שתשקף לנו באילו תחומים אנחנו פחות טובים, איפה דרוש לנו קצת חיזוק וכיוונון כדי להתנהל ולקבל החלטות בצורה נכונה יותר. וכך נוכל לשפר את יכולות הניהול שלנו ולהעשיר את ארגז הכלים שלנו באופן קבוע.

אם הגעתם עד לכאן, עשו בדיקה קצרה עם עצמכם. שאלו את עצמכם את השאלות הבאות:

  1. האם המטרה שלכם ברורה וודאית כל הזמן?
    האם גם הצוות שלכם מבין את המטרה ומזדהה עמה?
    האם יש לכם דרך להזכיר לעצמכם ולצוות את המטרה באופן קבוע?
    אם כן, הכלי הראשון כבר שלכם.
  2. האם יש לכם סדר עבודה קבוע ומסודר?
    האם כל אחד בצוות יודע בדיוק מה הוא אמור לעשות ומתי ומאיזו סיבה?
    אם כן, גם הכלי השני נמצא אצלכם.
  3. האם יש לכם אדם אחד, או כמה, שאתם סומכים עליהם, איתם אתם מתייעצים לגבי כל צעד?
    האם אותם אנשים מסוגלים לומר לכם את האמת, גם כשהיא קשה?
    האם אתם מסוגלים להתמודד עם האמת הזו ולא להתנגד לה?
    אם כן, אתם מסודרים, ארגז הכלים שלכם שלם ומוכן לקבל ולהשחיז כלים נוספים.

אם לא, זה הזמן לחזק את ארגז הכלים שלכם ולוודא שלפני כל החידושים והטרנדים, יש לכם את הבסיס.

חיבור למציאות היומיומית.

איך עושים את זה?

הנה כמה רעיונות:

  • נסחו את מטרת הארגון שלכם במשפט אחד, הדפיסו אותו ודאגו לתלות אותו במשרד שלכם ובכל המחלקות. כך שהיא תהיה לכולם מול העיניים כל הזמן.
    כשמשהו נמצא לנו מול העיניים, קל לנו יותר להטמיע אותו ולהצמד אליו.
  • רשמו את כל הפעולות שצריכות להתבצע בארגון שלכם באופן קבוע- בין אם על ידכם ובין אם על ידי הצוות, פתחו יומן ושבצו אותן כעוגנים ביום ובשעה קבועים.
    לא משנה אם הפעולה צריכה להתבצע פעם ביום או פעם בחודש.
    הדפיסו לוח שנה עם העוגנים משובצים בו וחלקו אותו לאנשים הנוגעים בדבר.
  • בחרו אדם אחד שאתם סומכים עליו שלא פוחד מכם, לא מנסה לרצות אתכם ולא צריך מכם משהו, זה יכול להיות גם מישהו מחוץ לארגון, ובקשו ממנו להפגש אתכם לסיעור מוחות קבוע, פעם בשבוע או פעם בחודש, לפי היכולת שלכם.

שמתם לב שכל אחד מהטיפים הוא הצעד הראשון בדרך להשגת אחד מ-3 הכלים עליהם דיברנו?

עכשיו אתם מוזמנים לצאת לדרך, וזכרו – לבחור מטרה זה מעולה, התפקיד שלכם הוא לבחור גם את הדרך הנכונה ביותר להגיע אליה.